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摸鱼太骚,公司被刀


这是半佛仙人的第872篇原创

1


前段时间看到一句话叫,

“青春才几年,疫情就三年”。

不得不说这句话挺扎心的,但是听起来又充满希望。

因为如果真的只有三年,岂不是马上就要变好了?

大家都不容易,都在熬。

大家都过的很辛苦,上学的辛苦,上班的更辛苦。

因为疫情的原因,大家随时要在办公室办公和家庭办公之间反复横跳。

公司今天说情势不妙,大家先居家办公,鸡飞狗跳的适应了两天,刚有点摸到头绪,公司又通知大家一起去办公室上班。

线上线下来回串,所有的东西都乱了套,原本定下的项目进度因为变动不停调整,调整了之后又要重新对齐,上下几个链条的部门互相搞不懂对方又发生了什么事。

来来回回反反复复,别说办公效率了,人都快疯了。

不光员工要疯,老板也要疯。

前段时间的居家办公给无数小公司来了一个大逼兜,很多事情没法面对面就是办不好,许多老板像突然被吐了一脸墨汁,一下子失去了对团队的掌控,进度把控完全崩掉,员工到底在干什么也不知道,有时候甚至会出现某个员工神秘消失好几天才发现他缺岗的恐怖故事。

原本只在公司内网传的东西不得不借用各种软件互相传,传着传着就不知道传哪去了,风险大大增加,还容易出现不同人手里的版本对不上的问题。

我只能感叹,大哥,都两年多了,两年前你说自己完全没有防备还能理解,假如你是涉及线下的业务我不仅理解,我还特别同情,因为我也有店就这么关门了。

但如果只是联络业务,远程项目,2年了还没准备,就不太合理了。

2


事实上我已经homebase了快2年了,基本上一周只去一次办公室。

最近因为疫情,已经快2个月没去过办公室了,除了吃不到公司的零食很遗憾以外并没有什么难以接受的地方,工作效率也没有下降,因为我们一直以来就是混合办公。

90%远程,10%线下。

定好KPI和deadline,大家按时交付,就可以了。

在网上办公这事说起来好像很复杂很先进,其实在当前的技术条件下一点都不难,无非是怎么来用这套东西。

网上办公不是把办公地点变到了家里,而是在网上搭建一个在家也能随时进入的虚拟办公室。

这个虚拟办公室里有一个员工工作时需要的所有功能,可以让员工迅速进入工作状态,可以让不同部门之间高效沟通……最重要的是,这个虚拟的办公室可以让人区分家庭生活和工作生活。

有这种界限感才能好好工作。

你光是把人弄回家,没有建立办公室,员工根本就搞不清自己现在在不在工作状态,老板也不好时时刻刻去电话查岗。

但很多人就是别不过来这个弯,觉得沾上互联网、信息化这些词就变得高大上,联网只是省下了现场办公的时间。

实际上办公室是这么多年千锤百炼下才弄出来的标准工作场景,这个场景里的元素都是有意义的,是轻易不能替代的,以为用网线绑住员工就是网上办公,只能说脑子里面多少缺点什么。

现在网上办公的混乱,就是大家在用各种各样低效的方法弥补办公室场景里的功能。

本来靠着成熟的办公室能维持效率,当办公室消失后,一切维持效率的制度都没了,当然会效率崩盘。

3


对一个办公室来说,最重要的东西是仪式感,是交互,是面对面的工作氛围。

就好像为什么大家喜欢去图书馆学习?

因为那个氛围就是让你学习的,办公室也一样,当你走进办公室你就知道你是来工作的,在这里有你工作需要的一切。

你能随时找到和你这份工作相关的“人”,并且很确定他们在这时出现在这里也是为了工作,所以你可以毫无心理负担的去对接。

这里有专门用来沟通信息的会议室,在这个封闭场景里大家的沟通都是围绕着工作进行的。

当然你如果说自己的会议室里经常变成茶话会那我也不会说什么,毕竟很多公司没啥事儿这也是现实。

这之外你有自己的专属工作工具,用来处理你自己手头的工作。

还要有内网,用来传输大文件,确保信息安全,以及可以在多人协同的时候进行共同编辑。

最后办公室固定的上下班时间形成仪式感的最后一环,成为日程管理的一个标准化流程。

今天的事情今天做完,而这个今天指的就是上班时间结束的那一刻。

一个员工在家里很难找到这种约束力,因为他永远会觉得自己再怎么拖都能抠出时间来做事。

人、信息沟通、工作工具、资料储存、时间管理,这些在一起才构成了一个高效办公环境。

现在的网络办公,人与人互相见不到面,不知道对方的状态;

信息沟通几经周转,拉群拉到手软;

工作工具彼此不统一,经常互相转存格式,文档从苹果用户手里过一圈直接变乱码;

资料储存系统一团糟,基本靠群里互相传。

时间管理全靠老板电话查岗,兵不知将,将不知兵。

这效率不崩溃都奇了怪了。

而且还得感谢远程办公,不然大家当面弄不好得打起来。

而现在只是打键盘,挺安全的。

4


上面的这些问题很难解决么?

一点都不难。

工具都是现成的,上网一搜,办公软件早就有一大把,该解决的问题人家都给你想好了,按照自己的需求组合,稍微学习一下就能上手。

可为啥大家都不用呢?

战略性懒惰。

办公生活不区分,把微信当工作软件用,觉得只要自己能随时找到员工就算成功;

文件传输当笑话,不建内网,不定制度,随便拉个聊天窗拖进去就算解决任务。

开会全靠微信电话,互相盯着头像猜别人的表情,反正能出声就是赢。

有时候真想问问这些老板,你们是打从上网就只会用微信是吗?

对,微信确实是中国规模最庞大的社交软件,对,现在微信是最大众普及的基础APP,但是人家微信设计出来又不是为了给你办公用的。

很多企业都在慌,觉得自己要提升效率就只能去强迫自己接受那些违背中国人使用习惯的假洋鬼子办公套件,但其实根本不需要。

对于中国企业来说,一个企业微信就足以把你推进赛博朋克的高效办公时代。

绝大部分员工的工作效率问题,就是因为他们的社交软件和工作软件分不开,分不开就互相抢占时间,员工会被一些奇怪的东西分散注意力。

你这边在工作,微信响了,你切进去一看,群里有人发了个搞笑图,你烦不烦?

其实是不烦的,你恨不得让他们多搞点,搞快点,最好再有点涩图。

但你的工作效率就耽误了。

可是不看也不行,因为鬼知道会不会错过重要信息。

用企业微信代替微信来工作,这就是提高效率的第一步。

除此之外企业微信还有三个点非常优秀:

第一是透明化的工作流程。

在家办公和在办公室不同,在办公室,每个工作部门是集中在一起的,需要集合起来通知什么事的时候喊一嗓子就可以,每个人在哪,在做什么都一目了然。

而在家办公,生活里的事必然会侵入工作中,每个人的工作节奏和工作流程都会互相干扰,最后让流程变得一团糟。

所以居家办公必须要有极为透明的工作流程,整个业务链条上下的工作进度要清晰可见,确保不会因为某个人脱节大家一起崩盘。

企业微信有个日程功能,可以和手机系统日历双向打通,你可以在里面将一天中所有要做的任务分门别类的填进去,他会时刻提醒你每项任务进行到什么地步了,必须在什么时间之前弄完。

这种清晰的日程安排可以有效增加工作的可视性,日程和时间表进行标准化后,个人针对工作和生活投入的比例也会变得更清晰,大家清楚地知道自己应该在哪个时间区间工作,效率自然会有提升。

第二是可视化的会议场景。

不要觉得在家办公就可以不和同事见面了,恰恰相反,越是在家越需要经常和同事见面。

因为文字只能传达简单的信息,你没法通过文字去观察别人的表情、语气,也就没法对自己的同事形成直观的印象,没法分辨对方对你说的内容是认可还是不认可,在配合沟通上很容易出现问题。

尤其是远程语音的不确定性,大幅降低工作效率,经常会出现你把自己最精彩的想法说完了,然后对方回你一句“对不起刚才没听清信号好像不好”这种恶心的状况。

而这就需要定期会议,以及高效的即时视频会议系统。

托腾讯多年做即时通讯软件的经验,企业微信在数据并发和即时信息传输上有先发优势,体现出的效果就是视频清晰,可以保证你在网络会议室里像在真的会议室里一样轻松发言。

而且在群里就能拉起会议,不用去翻找长串的会议号和密码,很便捷。

这样一来一往,又能大幅提高工作效率。

第三是标准化在线协同文档。

我不知道有多少人发错过文件,反正这事情我经常干,因为我喜欢把沙雕图到处转,结果有时候就会转到甲方群里。

转错个沙雕图最多别人告性骚扰,要是把内部文件什么的转错群基本就要原地离职了。

在聊天软件里把工作文件自由乱传这种事属于风险大,效率低,收益近乎于无的行为,但是很多人,哎嘿,就是不改。

其实这就是一个内网+权限就能解决的问题,如果大家都用企业微信的在线文档,传输的时候直接限制权限,就算发错了群,对方也打不开,这个问题也就解决了。

再加上这种共享文档集体编辑的特点,可以有效解决工作地点变化导致的文件格式变化,用户不管在什么地点用什么设备都打开相同的文件,编辑记录可溯源,可查阅,有效减少传输过程的损耗。

有人在用在线文档了,但是企业微信的在线文档还有一个优点,协作的时候,@同事有“明显提醒”,被提醒的同事就能快速查看和反馈,事事有回应。

这之外还可以把大文件放进企业微信的微盘里,方便内部流通,微盘的容量大,关键还不限速。

你把这些东西做出来,工作效率怎么会下降呢?

关键还是看你有没有这个意愿,是选择高效工作,还是选择就这么混着。

5


现在互联网这么发达,高效办公的工具早就已经成了基础设施,该有的都有,就等着你去用。

这里面的学习成本已经很低了,老板不能偷懒。

员工要懒天经地义,当老板的也懒,那只能说自求多福。

傻瓜工具都不用,到底想不想赚钱?

企业微信不仅仅是一个傻瓜工具包,更是对整个办公流程的优化整合,它不仅可以用在网络办公场景里,还能用在普通办公场景。

随着企业规模扩大,一切都要正规,有章法,而规范工具规范流程,当然也是一种正规。

哪怕是没有疫情,不需要网上办公,建立一个更完善的线上工作平台也非常有必要,因为管理这东西永远不嫌弃精致。

之前这些年,是办公室这个成熟的工作环境掩盖了架构以及流程上的疲弱。

明明可以在工具上更进一步却裹足不前,满足当前这种糊弄了事的状况,在疫情这样的黑天鹅到来的时候就会失去抗风险能力。

风险,风险,风险,要有风险意识。

世界是个草台班子,很多事情确实不可控。

但自己不能把自己当草台班子。

希望这件事儿很难,但不能自我放弃。

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